Сервисы для удаленной работы

Редакция HiPO делится подборкой самых эффективных сервисов и рассказывает, как устраивать видеовстречи, где ставить задачи для сотрудников и хранить данные.

Что использовать для коммуникации

Zoom

Лидер в сфере конференц-решений и обладатель первого места по скачиванию в топе приложений Apple в магазине App Store. Zoom предлагает три тарифных плана для разных видов компаний и ситуаций, включая бесплатную версию с некоторыми ограничениями. Сервис Zoom позволяет организовывать вебинары с численностью участников до 100 человек в бесплатной версии и до 300 в платной. В Zoom есть функция записи конференции, начать, приостановить или возобновить которую можно в любое время. Преимущества работы с сервисом оценила главный редактор американского Vogue Анна Винтур, которую считают чрезвычайно требовательным руководителем. Весной 2020 года издательский дом Conde Nast организовал открытые Zoom-конференции с участием дизайнеров, команды редакторов Vogue и лидеров мнений.

Google Hangouts и Google Meet

В Google знают, что множество аккаунтов с отдельным паролем для каждого — страшный сон любого пользователя, поэтому сервис предлагает упростить процесс работы. Google Hangouts Meet позволяет отправлять коллегам ссылки для общего доступа. 
Google расширил функции программы для удаленной работы после массового перехода на дистанционный формат из-за пандемии. Появилась возможность пригласить на собрание до 250 участников. Кроме того, Google внедрил в систему технологию распознавания речи, благодаря которой на экране каждого пользователя в режиме реального времени появляются субтитры. Очень удобно, если у вас возникают проблемы с передачей звука.

Microsoft Teams

Еще один сервис для проведения аудио- и видеовстреч и мероприятий для 10 тысяч человек. Записи трансляций можно сохранить для воспроизведения в удобное время.

Одно из преимуществ Microsoft Teams заключается в совместимости с Office 365. Если команда пользуется Office на регулярной основе, работа инструментов Microsoft не вызовет дополнительных вопросов и проблем. Teams — одна из программ, которую используют школьники и студенты для удаленной учебы. Система отлично подходит для проведения уроков. Можно ставить задачу с дедлайном, разделять сотрудников или студентов на микрогруппы для решения кейсов или обсуждения вопросов, вести заметки в блокноте и сохранять файлы для совместного доступа. Кроме того, в Teams удобно организовывать презентации. Сервис имеет простую систему подключения трансляции экрана: можно делиться слайдами или текстовым документом с участниками трансляции. Отдельный раздел «Календарь» напомнит о предстоящем собрании всем участникам и пригласит их присоединиться в назначенное время.

Slack

Популярный мессенджер, в котором можно переписываться, устраивать аудио- и видеочаты. В видеоконференциях могут участвовать до 15 человек. Во время звонка можно транслировать собственный экран и делиться информацией. Это удобно как для компаний, так и для фрилансеров при общении с заказчиками. Все действия в программе структурированы по каналам, которые можно разделить по темам, важным проектам или, например, по проблемам и ошибкам. Slack предлагает возможность поиска информации, каналов или конкретных видеозвонков, что недоступно для других сервисов. Программа имеет хорошую настраиваемую систему оповещений: можно установить уведомления, только если сообщение адресовано именно вам, или подключить обновления определенного канала по выбору. Если вы пользуетесь набором облачных сервисов от Google Workplace, использование Slack становится еще удобнее благодаря возможности синхронизации с Google-календарем и напоминаниями о предстоящих конференциях.

Другие варианты:

Messenger Rooms для групповых звонков от Facebook. Сервис без ограничений по длительности проведения конференции, но с лимитом числа участников до 50 человек.

Signal. Самый безопасный сервис, который поддерживает только общение один на один. Подходит для конфиденциального обсуждения рабочих вопросов.

Skype. Самый известный и понятный в использовании бесплатный инструмент для видеосвязи.

FaceTime. Стабильный и безопасный сервис для групповых видеозвонков при условии, что все участники пользуются устройствами Apple.

Houseparty. Общение в видеочате через мобильное приложение.

Управление проектами

Parabol

Если после проведения видеоконференции с сотрудниками вам необходимо зафиксировать результаты обсуждения и поставить новые задачи, но приходится использовать для этого разные платформы, значит, именно для вас создатели сервиса Parabol придумали решение всех проблем. Программа собрала все ключевые функции для удаленной командной работы в одном месте. Сервис Parabol помогает планировать задачи на день или неделю, выделять главные события и делиться прогрессом с другими участниками. Программа позволяет участникам конференции организовать встречу, отследить индивидуальные успехи каждого и назначить ответственного за выполнение конкретной задачи. После конференции система автоматически подводит итоги собрания и отправляет отчет всем членам команды по электронной почте. Parabol отлично подходит для удаленной работы сотрудников, так как функционирует в многопользовательском режиме и отлично экономит время благодаря отсутствию необходимости подводить итоги вручную.

Doist

Объединяет два приложения — Todoist и Twist, каждое из которых служит отличным инструментом организации проектных работ. Todoist хранит все задачи и цели в одном месте и структурирует информацию по срокам выполнения, степени приоритетности (чтобы всегда знать, к чему приступать в первую очередь) и комментариям. Система подходит как для рабочих задач, так и для решения ежедневных бытовых вопросов. Например, для составления списка покупок или планирования меню. Приложение также позволяет назначать задачи для других сотрудников. Todoist графически отображает тренды продуктивности и дает очки за выполнение задач в разделе «Карма». Twist отвечает за коммуникацию внутри команды с помощью чата. Сервис подключается к Todoist и быстро создает задачи из личных сообщений и групповых обсуждений. Doist — это классная альтернатива составлению отчетов вручную и постоянным поискам апдейтов по работе у коллег.

Создатель сервиса Амир Салихефендик подчеркивает, что команда верит в будущее удаленной работы. Именно поэтому он с коллегами разработал сервисы с максимально высокими стандартами коммуникации. 

Trello

Это популярный инструмент управления проектами в режиме онлайн, он предлагает три формата структурирования информации: доски, списки и карточки — всё, что позволяет очень четко проработать содержание проекта, поставить цель и задачи и не упустить важные детали. Сервис имеет простые в использовании функции: перемещение карточек, проставление тегов и цветовых акцентов, а также возможность видеть сроки выполнения проекта в формате календаря. Каждая задача может содержать дедлайны, чаты и вложения, необходимые для ее реализации. В бесплатной версии Trello есть все необходимое для полноценной удаленной работы команды. В первую очередь сервис будет полезен стартапам, малому бизнесу, фрилансерам и проектным командам. В личном планировании приложение можно использовать в качестве to-do-листа или как помощника в структурировании информации. У Trello есть веб-версия и отдельное приложение на iOS и Android.

Другие варианты:

Wrike. Интеграции, система выделения приоритетных команд и разнообразие режимов просмотра задач. Главный недостаток: бесплатная версия допускает участие лишь пяти членов команды.

WEEK. Программа на основе недельного планирования с режимом календаря. Колонки на доске задач можно автоматизировать или сгруппировать. Все дополнительные интеграции включены в бесплатную версию.

ClickUp. Сервис, в котором есть все и сразу. Но для того чтобы разобраться в нем, может понадобиться некоторое время.

YouGile. Российский сервис со встроенными чатами, системой приоритетного выполнения задач и понятным интерфейсом. Бесплатно программой могут пользоваться до 10 человек.

Что использовать для самоорганизации

Notion

В Notion интегрированы все функции, необходимые для удаленной работы. В приложении под каждой категорией отмечен легко заменяемый конкурентный сервис. Notion позволяет составлять заметки и документы, прилагая к ним интерактивное оформление ссылками и картинками, заменяя, по словам создателей, Google Docs и Evernote. В базе информации есть функция поиска и структурирования заметок по темам и категориям. Есть функция управления проектами, где можно ставить дедлайн, назначать ответственного сотрудника, добавлять теги и менять статус текущей задачи. Календарь, интеграция со Slack и другие преимущества превращают Notion в инструмент, который делает удаленную работу проще и эффективнее.

Для личных целей сервис можно использовать как доску для заметок или списка дел, как трекер привычек, планировщик целей или ежедневник.

I Done This

Единственное по своему набору функций приложение, которое подходит как для руководителей, так и для сотрудников. Инструмент позволяет членам команды отмечать выполненные задачи, а также комментировать достижения коллег и реагировать на них. Руководителю приложение I Done This дает возможность видеть как общую картину, так и личный прогресс каждого сотрудника. Ежедневно программа отправляет членам команды электронное письмо и в специальном разделе просит отметить выполненные задачи. Успехи фиксируются в формате дневника. После этого I Done This помещает всю информацию о задачах в календарь, позволяя сотрудникам и руководителю отслеживать прогресс. После каждого выполненного задания члены команды получают обратную связь в формате советов или комментариев.

I Done This пользуется большой популярностью. Например, его использует в работе команда сотрудников социальной сети Foursquare.

Другие варианты:

Simplenote. Заметки, списки дел и креативные идеи, которыми можно поделиться с коллегами.

Nuclino. Обмен информацией между сотрудниками в режиме реального времени с оптимизированным поиском.

Dynalist. Лучшая программа для составления списков: чек-листы для сотрудников и списки ключевых заданий на день для сотрудников.

Milanote. Сервис, который позволяет собрать заметки, идеи и мысли в одном месте. Вариант доски для решения задач креативных команд.

Обмен и хранение данных

Google Drive

Google Drive — это удобный и популярный сервис для хранения, редактирования и синхронизации данных с другими файлами. Все папки пользователя хранятся на одном сервере. Кроме того, можно копировать ссылку на них и поделиться с коллегами для совместного доступа. Редактировать данные можно с любого устройства: компьютера, планшета или смартфона. Программа хранит как текстовые, так и графические материалы. С приобретением премиум-версии появится ряд преимуществ для командного использования. Например, Google Drive откроет доступ к защищенной корпоративной почте и расширенному хранилищу с вместимостью до 2 Тб.

Для работы с программой нужен аккаунт в Google. Система очень проста в использовании и не требует дополнительных усилий, чтобы разобраться с возможностями программы.

Dropbox

Если вы ищете способ обмена большими объемами данных без использования дополнительного набора инструментов, которые предлагает Google Workplace, или привыкли пользоваться пакетом от Microsoft, имеет смысл присмотреться к Dropbox. Схема та же: загружаете файл в аккаунт и делитесь с коллегами.

Dropbox — это облачное хранилище, которое позволяет размещать файлы на удаленном сервере. Это дает возможность получать доступ к документам с любого устройства. Достаточно подключиться к серверу — и Dropbox откроет доступ ко всем папкам и приложениям хранилища. Сервис позволяет делиться ссылками на файлы: можно отправить их коллегам для совместной работы. Пользоваться Dropbox можно онлайн через личный кабинет на сайте или через скачанное приложение. Бесплатная версия сервиса имеет 2 Гб памяти для хранения, дополнительное место доступно в платном пакете.

Другие варианты:

pCloud. 10 Гб бесплатного хранилища и бонусы за приглашение членов команды.

sync.com. Канадский сервис коллективного хранения данных в облаке с акцентом на безопасность.

SpiderOak. Набор инструментов облачного хранения для бизнеса с надежной системой
защиты содержимого от потери данных и действий мошенников.

Как организовать тайм-менеджмент

Timely

Timely — удобный сервис для отслеживания времени, которое вы ежедневно тратите на выполнение различных задач и проектов. Приложение позволяет заранее рассчитывать, сколько уйдет времени на выполнение действия, а потом помогает анализировать итоговое потраченное время постфактум. Timely позволяет подключать несколько сотрудников и рассчитывать для них размер почасовой оплаты труда. В системе есть раздел People с функцией запроса отчета по каждому члену команды и результатам его работы. Для этого нужно подключить сервисы, в которых работают сотрудники (например, Trello или Todoist). В приложении можно установить общий бюджет проекта и задать время, необходимое для его выполнения. Преимущество Timely — автозаполнение календаря. Сервис понимает, над чем вы трудились и сколько на это ушло времени.

Harvest

Сервис Harvest от студии веб-дизайна Iridesco существует с 2003 года и представляет собой трекер рабочего времени — счетчик минут и часов, которые пользователь затрачивает на выполнение рабочих и личных задач. Программа помогает в составлении расписаний, ведении отчетов, а также в управлении банковскими счетами и платежами. Сервис упрощает организацию тайм-менеджмента фрилансерам, так как берет на себя большую часть контроля над распорядком дня. Сервис Harvest стал одним из первых приложений для iPhone еще до того, как возник магазин App Store. Сейчас программой по всему миру пользуются более 40 тысяч человек. Она остается эффективным и популярным способом анализировать использование времени и распределение финансов, а также контролировать уровень продуктивности.

Toggl

Трекер времени, которое вы тратите на выполнение повседневных задач. Работать с приложением просто, но в системе отсутствует возможность автоматического запуска: при каждом использовании необходимо вручную нажимать на кнопки «Старт» и «Завершение». Toggl включает в себя календарь с возможностью фиксировать время выполнения задач за день, неделю и месяц. Можно установить таймер, тогда система будет присылать напоминания автоматически, помогая сформировать привычку отслеживать свое время. Трекер анализирует все показатели и составляет отчеты в разделе Summary в виде диаграмм или графиков. Сразу же видно, сколько и на что уходит времени. Отчет можно скачать и распечатать для удобства.

Приложение может быть полезным для тех, кто стремится повысить свою продуктивность и эффективно бороться с прокрастинацией, а также для тех, кто хочет научиться грамотно распределять временные ресурсы.

Toggl предлагает использовать бесплатную базовую версию или оплатить премиум-тариф. Бесплатно можно воспользоваться 14-дневным тестовым периодом.

Другие варианты:

Activity Watch. Простой трекер для отслеживания времени работы для компьютера.

ManicTime. Автоматизированный сервис для отслеживания и анализа данных по времени выполнения рабочих задач.

TimeDoctor. Программа, которая позволяет отслеживать рабочее время сотрудников и анализировать их продуктивность. Сервис предоставляет отчеты о сайтах и приложениях, которые используют члены команды.

Дополнительно

Zapier

Программа, которая помогает веб-приложениям взаимодействовать друг с другом. Пользователь выбирает несколько сервисов и выстраивает между ними коммуникацию. Если в одном приложений произошло действие, которое вы обозначили сигнальным, то второе моментально улавливает команду и реагирует выполнением следующего по цепочке задания — отвечает на триггер. Например, можно автоматически при получении письма на Gmail вносить отправителя в список контактов. Zapier позволяет настроить ежедневное, еженедельное или ежемесячное выполнение задач. Кроме того, с помощью тонких настроек можно задать определенное время и частоту интеграции приложений по вашему желанию: каждый понедельник, по будням или исключительно в выходные. Zapier позволяет подключать и интегрировать более 1500 различных инструментов, о некоторых мы уже рассказали в статье, например о системе управления проектами Trello.

Вам также может понравиться

Инфлюенсеры сегодня: какие они?

Инфлюенсеры сегодня: какие они?

Продюсер специальных проектов Газпром Медиа Развлекательное Телевидение Сона Хачатрян рассказывает об отличии российского рынка лидеров мнений от западного, тенденциях и контенте.

Читать