Как работать быстро и эффективно: учит Макс Черепица

Редакция HiPO
.stk-post img { max-width: 100%; }

Поговорили с Максом Черепицей, селф-менеджмент-коучем и консультантом по управлению проектами, о том, как сделать работу эффективной и научиться делегировать. А заодно узнали, почему не нужно «затыкать» внутреннего перфекциониста, но нужно запретить слово «прокрастинация».

Тайм-менеджмент и приоритеты

Тайм-менеджмент помогает понять, что именно, как именно, когда именно и зачем именно делать. Ключевое слово тут «именно». Потому что мы в общих чертах примерно понимаем, что нужно сегодня успеть сделать. Мы в целом за все хорошее против всего плохого, но тайм-менеджмент позволяет в течение каждого дня получить конкретный результат и достичь намеченных целей. Кстати, мне больше нравится термин «селф-менеджмент». Он включает в себя тот самый тайм-менеджмент, но еще и обращает внимание на такие важные вещи, как смысл деятельности, приоритеты, ваши желания, энергия и состояние.

Приоритеты — одна из основ селф-менеджмента. Они помогают выполнить самые важные задачи в условиях, когда кажется, что надо успеть все. Я, как и многие люди, человек увлекающийся, и мне часто приходится выбирать между множеством классных вещей. Всегда есть дела, которые вам нравятся, есть в меру интересные задачи, а есть и те, которые делать совсем не хочется, но надо.


Приоритеты — это последовательность, в которой вы будете выполнять важные задачи, и обещания, данные себе в начале дня.


Я сам это делаю и своим клиентам рекомендую: разделить день на слоты в хронологическом порядке. Например, сначала я работаю над книгой, и это для меня важно, затем провожу время с семьей — и это тоже важно. Внимание нужно уделить и тому, и другому, но внести в свое расписание одно за другим.

Можно составлять списки и таймлайны. Мне нравится опираться на колесо баланса, чтобы понимать, из чего моя жизнь состоит. Еще одна хорошая практика — «16 тем» от Дарьи Кутузовой. Суть в следующем: вы выбираете 16 основных жизненных тем, каждый день о них пишете в дневниковой форме и отвечаете на ряд вопросов. Это помогает внимательнее отнестись к балансу и понять, на какие сферы следует обратить внимание.

Еще один важный элемент планирования — таймлайн. Его вы составляете на год вперед, прописывая свои цели и проекты. Полезно пользоваться методикой ICE — она помогает сортировать гипотезы, с помощью которых вы собираетесь достигать результатов. Есть три параметра: насколько я уверен, что это сработает, насколько это легко внедрить и насколько сильно повлияет на мою жизнь, если сработает.

Каждому из пунктов вы ставите оценку от одного до пяти — способ наглядно показывает, какая из гипотез выигрышная. Далее метод можно усложнять — например, добавить новые параметры вроде «я видел, как это сработало, поэтому оценка такая-то».

Макс Черепица

Макс Черепица

Как справиться с информационным потоком

Мы все попадаем под шквал информации, и важно понимать, что со всем этим делать, и раскладывать по полочкам. Представим, что за 10 минут вы одновременно получили несколько сообщений в мессенджеры и на почту, краем глаза заметили пару хороших статей и открыли их в браузере, а в Facebook кто-то запустил интересное обсуждение, где в комментариях люди советуют интересные книги. Что делать?

Обратимся к методу GTD Дэвида Аллена (почитайте его книгу Getting Things Done — «Как привести дела в порядок»). Какая-то информация попадает в список «сделать», а какая-то в список «сохранить». Первый тип — это ваши задачи, второй — личная база знаний, закладки или заметки. То есть полезно понять, с какой информацией надо что-то делать, а какую сохранить, как так называемую справочную информацию. То, что «делать» — улетает в наш список задач. То, что «справочная информация» — в вашу личную базу знаний, в закладки, в заметки — смотря чем пользуетесь.

Приложения для создания базы знаний:

Как эффективно работать дома

Удаленная работа, особенно с непривычки, тяжело дается тем, у кого размыты границы между режимами «работаю» и «не работаю». Ведь всегда можно отвлечься на холодильник или просмотр сериалов. Поэтому так важно провести границу и сказать себе: сейчас я работаю и ничем другим больше не занимаюсь.

Можно сделать слоты в дневном расписании. Например, два часа на такой-то набор задач, три часа на проект, час на мессенджеры и почту. Не забудьте добавить в свой график отдых — это очень важно, если вы не хотите получить эмоциональное выгорание.


С выходными поступайте так же — отнеситесь к ним с той же серьезностью, как и к рабочим проектам. Для отдыха тоже нужны слоты, даже если это будет один большой слот на все воскресенье. Можно сделать уточнения — выделить время для чтения, прогулки, просмотра фильмов и так далее. Тогда вы будете видеть свои занятия, а если захотите подвигать рабочие слоты, то увидите, что они могут наехать на слоты отдыха. В итоге вы примете взвешенное решение, стоит ли оно того.


Думаю, домашний офис приучит со временем большинство людей внимательнее относиться к своим задачам без внешнего контроля. Но есть и другая проблема: в течение дня вы делаете все задачи, которые важны другим, а на свои личные потребности «забиваете».

Расставляйте все в порядке важности так, как на самом

деле необходимо, не отвлекаясь на тех, кто вас «дергает» или стоит у вас над душой.

Может показаться, что постоянно вести такой список непросто, но в дальнейшем это сбережет вам нервы и позволит поддерживать баланс между работой и личной жизнью. И если вы думаете о работе во время отдыха, лучше еще полчаса уделить своему календарю, убедиться, что все слоты прописаны. Можно внести какие-то корректировки и затем осознать, что времени на все хватает — выдыхаем. Визуализация расписания действительно помогает работать, балансируя между работой и отдыхом.


Еще один способ снизить уровень стресса — придумать какой-то ритуал, который символизирует переключение между рабочим режимом и личным временем. Кто-то идет в спортзал, кто-то играет в видеоигру или задумчиво и спокойно ест…


Главное, чтобы ваш ритуал работал, был повторяющимся и замедлял вас. Кстати, видеоигры требуют большей фокусировки внимания, чем, например, просмотр сериалов, поэтому сбросить стресс получается быстрее.

Я рекомендую выписать штук 20 вариантов отдыха. Как правило, в начале списка оказываются самые очевидные, которые сразу приходят на ум. А потом вы начинаете придумывать что-то менее тривиальное и внезапно обнаруживаете, что это вам подходит даже больше. Например, мне один приятель напомнил, что можно прийти домой и сосредоточенно слушать музыку в темноте — и так отдыхать, переключаться. Так что внимательно подумайте над списком — это полезно.

Как правильно делегировать

Чтобы избавиться от гиперконтроля в духе «выдал ребятам задачку и каждые полчаса проверяю, что и как они делают», нужно потратить от 15 минут (если речь о задаче, небольшом подпроекте) до часа (если фронт работ посерьезнее, этого достаточно для старта) на создание задания. Ясно сформулируйте, какого именно результата вы ожидаете, когда и как именно будете проверять выполненную работу. Это можно делать как вместе с теми, кому делегируете, так и наедине с собой.

Тогда вы сможете увидеть нюансы, которые обычно попадают под ваш гиперконтроль. Например, вам принципиально, чтобы в тексте были кавычки-«елочки», а не кавычки-«палочки». Вы можете обратить на это внимание исполнителей. Более того, у вас появится свободное пространство между временем, когда вы ставите задачу, и временем, когда вы проверяете ее выполнение.


Документировать все нужно не в мессенджерах и тем более не устно. Используйте трекеры задач: Trello, Asan, Jira и подобные. И если вы вдруг начнете тревожиться насчет задач, которые делегировали, просто смотрите на доску: формулировки на месте, ожидаемый результат надо проверить такого-то числа, все нормально.


Чтобы не сомневаться, что сотрудник справится так же хорошо, как и вы, внимательно отнеситесь к описанию критериев результата. Часто они размыты даже у нас в голове — это первый нюанс. Второй — не всегда все должно быть сделано идеально, чтобы получить хороший результат: если футбольный мяч попал в ворота — это гол, а то, как именно его забили ваши сотрудники или вы (если задачка была вашей), может быть уже не принципиально.

Перекладывать ответственность на других людей, по моим наблюдениям, всегда страшновато, но с опытом этот страх проходит. Самурай боится, но знает, что делать. Сначала передавайте несложные задачи, затем постепенно доверяйте сотрудникам более важные.


Есть разные уровни делегирования. Вы можете делегировать задачу, результат или область.


Делегировать задачу — это когда вы приходите к сотруднику и говорите: «Петр, вот номер телефона, по нему надо позвонить тогда-то, сказать вот эти слова и дословно записать ответ». Вы продумали все за Петра, дали точную инструкцию — иди и делай.

Делегировать результат — вы говорите: «Петр, мне надо растаможить такой-то груз, который едет к нам оттуда-то, и сделать так, чтобы это случилось каким-то чудом именно 5 июня до 10 утра. Проконтролируй, пожалуйста, весь процесс, а данные забери у Маши». Тут вы описали то, что хотите получить: растаможка и доставка. Петру самому придется прикинуть, какая компания ему поможет, как именно себя вести и так далее.

Делегировать область — помимо Петра вы нанимаете, например, Софию, и она будет отвечать за маркетинг в соцсетях. Вы говорите: «София, смотри, мне от тебя нужны лиды из соцсетей вот в этот наш новый продукт. Бюджет такой-то, измерять твои результаты буду по таким-то метрикам». И тут вы рассчитываете, что правильно справились с наймом и София сама выстроит процесс. Если что-то пойдет не так — уточнит.

Примеры упрощенные, но вы удивитесь, как часто даже опытные менеджеры из числа моих клиентов совершают ошибки. Если вы боитесь делегировать — начните с задач и результатов. Затем вы поймете, что из них складываются области работы, и будет уже не так страшно.

О прокрастинации

Я бы избегал термина «прокрастинация» — за ним многое прячется, и порой эти понятия такие разные, что их нельзя объединять. Можно даже запретить себе использовать это слово и постараться давать более точные названия конкретным ситуациям, которые вы определяете как прокрастинацию. Например: мне надоело выполнять эти однотипные задачи, я боюсь провала или уже три часа ночи, а я еще не сплю. Детальные описания помогут вам находить решение проблемы.


Есть и универсальные приемы. Допустим, вы решили сделать что-то определенное, но никак не можете начать. Скорее всего, у вас просто нет точного алгоритма действий. В этом случае нужно взять свой список задач и пошагово расписать, как вы добьетесь результата.


Например, не просто «сделать план проекта», а подробно: созвониться с Сергеем и Машей насчет проекта, найти в календаре время для звонка, прописать свои ожидания от разговора и так далее.

Вы сможете увидеть, какой из пунктов заставляет вас прокрастинировать. Времени этот детальный разбор задачи занимает мало, а пользы приносит много.

Что касается баланса между работой и отдыхом — это штука индивидуальная, она зависит не только от конкретного человека, но и от разных этапов его жизни. Но и тут есть базовые требования: полезно убедиться, что вы спите 7-8 часов в сутки, пару часов в день отдыхаете и занимаетесь тем, что вам действительно важно, плюс делаете небольшие перерывы между блоками задач в течение рабочего дня — на 5–15 минут. Это простые правила, о которых все сто раз слышали, но многие их все равно игнорируют.

О глаголе «заслужить»

Что делать, когда у вас классная работа, но вам почему-то кажется, что вы этого не заслуживаете? Для начала важно понять, что глагол «заслуживать» должен уйти из вашей жизни. Вместе идеи «заслуживания» думайте о договоренностях. Была вакансия, вы на нее откликнулись, прошли собеседование и договорились с командой, что будете выполнять такой-то фронт работ. Чем подробнее он описан, тем проще осознать, что вы находитесь на своем месте и справляетесь с задачами.


Ситуация «ты заслужил» вертикальная: вы ребенок, а кто-то, кто взял вас на работу, взрослый. А «мы договорились» — это уже горизонтальный, открытый контакт. Если же прозрачных договоренностей нет, в любое время вы можете обсудить все заново.


Тут как с прокрастинацией: я бы табуировал слово «заслуживать» и выбирал более точные формулировки. Например: я мало работаю, можно больше или моя работа не такая уж сложная. Здесь полезно уточнять: мало работаю по сравнению с чем? а кто сказал, что обязательно должно быть сложно? Каждое убеждение нужно глубоко прорабатывать со специалистом или в формате дневниковых заметок.

Подробнее о синдроме самозванца

Как перестать обещать, не подумав

Знакомая ситуация: берем на себя множество задач и проектов, а потом понимаем, что не справляемся. Тут важно заучить, как стишок, ответ на очередной запрос: «Я подумаю, когда смогу, и напишу вам позже». Тогда вы спокойно сможете оценить свою загруженность и посмотреть в календарь. Кстати, для этого в том числе я и советую вести календарь.

Правда, вас всегда могут ожидать «сюрпризы» в процессе выполнения задачи — что-то часто идет не так. Тут главное — подумать, как вы бы усовершенствовали процесс, если бы делали это регулярно. Например, создание презентации заняло у вас больше времени, чем предполагалось. Пометьте это «на полях», а затем ответьте себе на вопрос: как я буду решать подобные задачи в будущем? За счет увеличения времени выполнения или каким-то другим способом? Я буду работать над подобными проектами на пару дней дольше или упрощу что-то в процессе?

Со временем такие рецепты накапливаются и жить становится легче. Особое внимание нужно уделять непривычным видам деятельности. Допустим, вы часто выступали офлайн, но вас напрягает переход в онлайн — с моими клиентами такое случалось. Тут важно привыкнуть, наладить процесс. Не просто ждать, когда все получится само собой, а работать по горячим следам: составлять чек-листы, выписывать выводы, делать заметки.

О перфекционизме

Перфекционизм — это хорошо или плохо? Это не хорошо и не плохо. Бывает, что он мешает прогрессу и мы не можем получить результат так быстро, как хотелось бы. Это уже излишний перфекционизм.

Мы сейчас не будем говорить о перфекционизме с точки зрения психологии, я просто посоветую рабочий инструмент. Например, вы создаете презентацию или «допиливаете» вместе с командой новую версию главной страницы сайта. Вам кажется, что все не так и все не то…

Тогда можно выписать в две колонки варианты правок вроде: «достаточно, чтобы сработало» и «вот так будет идеально». Все время сверяетесь с этим списком, идете по пунктам: тут подвинуть, тут переписать и так далее. Возможно, вы поймете, что хочется что-то улучшить, но непонятно, что именно и как это сделать. В этом случае, если позволяет время, нужно все обдумать и детализировать.


Резюмирую: не затыкайте своего перфекциониста, пусть он выговорится, используя список правок. А потом ищите слабые места, где правки слишком

абстрактные, и пытайтесь их конкретизировать. Кстати, зачастую это хорошо получается у людей с опытом работы в агентствах — клиенты дают абстрактные правки, что-то постоянно нужно уточнять. А тут в роли клиента выступаете вы сами. Полезный навык.


Что делать, если задача выполнена, но вам кажется, что можно было сделать лучше? Попробуйте заранее договориться с собой о критериях хорошего результата и напишите подробный алгоритм его достижения. Я называю это «принципом кофеварки»: хочется, чтобы инструкция, которую я пишу для себя, была такой же понятной, как инструкция к сложной кофемашине, а не просто листочек с надписью «свари кофе».

После того как результат описан и алгоритм его достижения перекочевал в ваш список задач, можно спросить себя: точно ли я выдохну, когда все будет реализовано? И если да, значит, к этому можно вернуться потом, если появятся переживания.

О работе после работы

Если ваш список дел на день выполнен на 100%, но вам все еще кажется, что можно было сделать больше, совет один: сесть и дополнить его списком задач, о которых вы продолжаете думать.

А вот опустошение после проделанной работы и тяга тут же отправить несколько писем вместо того, чтобы выпить кофе и отдохнуть, может быть вызвана разными причинами. Скорее всего, вы не умеете структурировать свой досуг.

Это было у кого-то из философов франкфуртской школы: индустриальная революция структурировала рабочее время человека, но наедине с собой он не понимает, чем заняться.

Поэтому мы часто или решаем поработать еще, или тянемся к какому-то очевидному досугу вроде просмотра сериалов. Как я уже говорил, полезно продумать разные варианты времяпрепровождения. Запланировать их и воспринимать как обязательную часть жизни. Сравним со спортом: восстановление — часть профессиональной деятельности любого спортсмена.

Кроме того, рекомендую попробовать любую светскую медитацию. Можно использовать приложения Headspace или Insight Timer, чтобы научиться хотя бы 5 минут не делать ничего. Потом вы привыкнете, научитесь отдыхать и делать десятиминутные перерывы, когда вы просто смотрите в окно, например. Это не менее важно, чем умение эффективно работать и планировать свое время.

Больше статей в медиа

[data-stk-css="stkFUEaR"]:not(#stk):not(#stk):not(style){background-image: url('https://img.setka.io/clients/Y3rrQsBYdklU7LKHrKdZGAsOKvGNy2cd/post_images/bez-imeni-1-32.jpg'); background-position: 50% 50%; background-repeat: no-repeat; background-attachment: fixed; background-size: contain}
[data-stk-css="stkwVnte"]:not(#stk):not(#stk):not(style){background-image: url('https://img.setka.io/clients/Y3rrQsBYdklU7LKHrKdZGAsOKvGNy2cd/post_images/img_0344.JPG'); background-position: 50% 50%; background-repeat: no-repeat; background-attachment: fixed; background-size: contain}
[data-stk-css="stk9prKw"]:not(#stk):not(#stk):not(style){background-color: rgba(250, 250, 250, 1)}