15 программ и сервисов для удаленной работы из дома

Рассказываем, как устраивать видеовстречи, где ставить задачи для сотрудников и хранить данные

Коммуникация

Zoom

Лидер в сфере конференц-решений, который на данный момент достиг первого места по скачиванию в топе Apple App Store. Zoom предлагает целых 3 тарифных плана для разных видов компаний и ситуаций, включая бесплатный с некоторыми ограничениями — отличное решение для тех компаний, для которых видеовстречи скорее исключение, чем правило. Это приложение ценят за стабильное качество связи, разрешение присоединяться к встрече большому количеству людей (от 100 и больше) и возможность заранее планировать звонки. Даже Анна Винтур, которую многие считают максимально требовательным руководителем, выбирает Zoom для встреч с коллегами.

Google Hangouts Meet

Менее популярный инструмент для видеовстреч, но от этого не худший. В Google хорошо знают, что множество аккаунтов и еще больше паролей для каждого из них — это страшный сон любого человека, поэтому сервис предлагает избавиться от лишних формальностей: достаточно просто отправлять коллегам ссылки для доступа. Это особенно удобная функция, когда речь идет о массовых корпоративных звонках и встречах с партнерами или клиентами. Есть и дополнительная функция: команды, использующие другие приложения для видеоконференций, смогут также подключиться к Google Hangouts Meet с помощью платформы Pexip Infinity. Это можно сделать даже без доступа к интернету.

В условиях распространения COVID-19 и массового перехода на удаленный формат работы Google открыл расширенные функции Hangouts Meet, к которым относятся видеовстречи с большим количеством участников (до 250 пользователей), а также прямые трансляции и запись видеовстреч до 1 июля 2020 года.

Microsoft Teams

Еще один сервис для проведения аудио- и видеовстреч и даже трансляций мероприятий для 10 000 человек. Каждый из этих форматов можно сохранить для будущего воспроизведения.

Одно из преимуществ Microsoft Teams заключается в совместимости с Office 365, так что если команда пользуется Office на регулярной основе, то точно будет довольна легкой работой всех инструментов Microsoft.

Также в условиях COVID-19 сервис предлагает бесплатный доступ к премиум-функциям на полгода.

Slack

Популярный сервис, в котором можно переписываться, устраивать аудио- и видеочаты. Вместо одного переполненного ящика все видеозвонки могут быть структурированы по каналам, которые можно разделить по темам, важным проектам или, например, проблемам и ошибкам. Также Slack предлагает возможность поиска информации, каналов или конкретных видеозвонков, что недоступно для других сервисов. Если вы являетесь клиентом G Suite, то пользование Slack становится еще удобнее, потому что есть возможность синхронизации с Google-календарем и напоминаниями о предстоящих конференциях.

Управление проектами

Parabol

После видеовстреч часто нужно зафиксировать результаты обсуждения и поставить новые задачи, что зачастую происходит на разных площадках. В Parabol объединили эти опции. Проект позволяет участникам конференции организовать встречу, проверить индивидуальный прогресс каждого, а потом еще и преобразовать результаты и повестку дня в список приоритетов и задач.

Doist

Объединяет в себе два приложения — Todoist и Twist, — каждое из которых служит отличным инструментом организации проектных работ. Todoist хранит все задачи и цели в одном месте и предлагает такие критерии для структурирования информации, как сроки выполнения, уровень приоритета и комментарии. Более того, приложение позволяет назначать задачи и для других сотрудников тоже. Twist же организовывает коммуникацию для команды с помощью чата. Doist — это классная альтернатива составлению отчетов вручную и постоянным поискам апдейтов по работе у коллег.

Trello

Это инструмент управления проектами, который предлагает три формата структурирования информации: доски, списки и карточки, — что позволяет очень четко проработать содержание проекта, поставить цель и задачи и не упустить мельчайшие детали. Он имеет простые в использовании функции типа перетаскивания, тегирования и расставления цветовых акцентов и дает возможность видеть сроки выполнения проекта в формате календаря. Каждая задача может содержать дедлайны, чаты и вложения, необходимые для ее реализации.

Самоорганизация

Notion

В Notion интегрировали все функции, необходимые для удаленной работы. Также в приложении под каждой категорией отмечен легко заменимый конкурентный сервис. Notion позволяет составлять заметки и документы, прилагая к ним интерактивное оформление ссылками и картинками, заменяя, по словам создателей, Google Docs и Evernote. В базе информации есть функция поиска и структурирования заметок по темам и категориям, что также доступно и в некоторых других приложениях. Есть и функция управления проектами, где можно отмечать дедлайн, ответственного сотрудника, ставить теги и менять статус. Календарь, интеграция со Slack и другие преимущества делают Notion достойным инструментом, который заслуженно займет ваше ценное место памяти на устройстве.

I Done This

Единственное по своему функционалу приложение, которое радует и управляющих, и управляемых. С одной стороны, инструмент позволяет сотрудникам отмечать выполненные задачи — причем не только рабочие, но и личные, способствующие продуктивности (вроде йоги), а также комментировать и лайкать достижения коллег. С другой — дает возможность лидеру команд видеть как общую картину, так и ежедневный труд сотрудников. Каждый день участникам проекта требуется отмечать выполненные задачи, а уже на следующий все получают дайджест, содержащий задания, сделанные в предыдущий день, с возможностью комментирования.

Обмен и хранение данных

Google Drive

Лучшее, что можно сделать, — это скачать бизнес-пакет необходимых для работы приложений. G Suite — это набор инструментов, полностью покрывающий все рабочие задачи, а Google Drive — один из них. Это облако, где будут находиться все данные в целости и сохранности.

Dropbox

Если вы ищете способ обмена большими данными, но не нуждаетесь в дополнительном наборе инструментов, которые предлагает G Suite, или же привыкли пользоваться пакетом от Microsoft, то имеет смысл присмотреться к Dropbox. Схема та же: загружаете файл в аккаунт и делитесь с коллегами.

Тайм-менеджмент

Timely

Timely автоматически следит за временем, потраченным на проекты, но главным приоритетом ставит планирование. Приложение позволяет рассчитать время, которое уходит на выполнение задачи, а по результату формирует отчет для улучшения процессов. Для этого нужно подключить сервисы, в которых работают сотрудники (например, Trello или Todoist).

Harvest

Программа, которая поможет автоматически отследить, сколько времени занимает выполнение тех или иных задач. В функционал входит расчет затрат и расходов по проектам, формирование отчетов, а также загрузка фото квитанций.

Toggl

Инструмент для отслеживания времени, потраченного на задачи, и анализ результатов для дальнейшей оптимизации процессов. Основное отличие в том, что приложение требует вашего участия: для записи времени необходимо вручную нажимать на «Старт» и «Завершение». Включает в себя календарь и отчеты за день, неделю и месяц. Приложение может быть актуально для тех, кто получает почасовую оплату и нуждается в доказательной базе, и для тех, кто стремится повысить свою продуктивность.

Дополнительно

Zapier

Приложений много, а устройство всего одно. Не все сервисы интегрируются и работают вместе. Zapier поможет решить эту проблему. Это приложение, которое позволяет подключать более 1500 различных инструментов. Кстати, почти все перечисленные нами приложения входят в список. Не думайте о том, как оптимизировать и отслеживать процессы, — приложения все сделают за вас.

Вам также может понравиться

Конец времен: какой будет новая эра, в которую вступает человечество

Конец времен: какой будет новая эра, в которую вступает человечество

Независимый кинопродюсер и последовательница буддизма алмазного пути Екатерина Кононенко делится опытом изучения литературы об эпохе перемен, топологии времени и природе сознания

Читать